Człowiek - najlepsza inwestycja

Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Szczegółowy opis projektu

Gmina Gostycyn położona jest w południowo-zachodniej części powiatu tucholskiego w województwie kujawsko-pomorskim, zamieszkuje ją 5,4 tyś. osób. Zarówno pod względem liczby mieszkańców, jak i powierzchni zaliczana jest do grupy gmin mniejszych. Dominującą funkcją Gminy Gostycyn jest rolnictwo.

Gmina charakteryzuje się średnim rozwojem poziomu przedsiębiorczości. Głównym celem strategicznym gminy jest dynamiczny i zrównoważony rozwój zbliżający gminę do standardów Unii Europejskiej. Podstawowym celem rozwoju jest zapewnienie mieszkańcom wysokiego standardu życia.

Zgodnie z definicją koncepcji Good Governance wyróżnikami nowoczesnego funkcjonowania urzędów różnego szczebla są:

  • wysoka efektywność rządów – zdolność do efektywnego i skutecznego realizowania polityk publicznych
  • rozwój gospodarki – zdolność do tworzenia wysokiej jakości polityk gospodarczych
  • demokratyzacja – przejrzystość i transparentność funkcjonowania władzy oraz szersze włączenie obywateli w prace administracji

W odniesieniu do urzędu gminy dostosowanie się do zasad Good Governance oznacza przede wszystkim  niezbędność wdrożenia systemów zarządzania jakością, konieczność ciągłego podnoszenia kompetencji i kwalifikacji pracowników oraz większe otwarcie na klienta, w tym między innymi przez badani satysfakcji klientów oraz prowadzenie konsultacji społecznych. Urząd gminy chce sprostać wymogom instytucji nowego typu, stanie się bardziej elastyczny, otwarty na klienta i wszystkich partnerów oraz będzie stosował nowoczesne metody zarządzania.

Wejście Polski do Unii Europejskiej stworzyło nowe ramy funkcjonowania urzędów dając im, z jednej strony znaczne zwiększenie możliwości, z drugiej narzuciło konieczność spełnienia wymogów i standardów unijnych. Włądze Gminy Gostycyn podejmują wysiłki w celu dostosowania pracy urzędu do obecnych wymagań.

W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmacnianie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej został opracowany projekt pn.

 

„PRAKTYCZNE WDROŻENIE KONCEPCJI GOOD GOVERNANCE
W GMINIE GOSTYCYN”,

którego projektodawcą jest Gmina Gostycyn.

 

Projekt realizowany jest od 1 styczna 2011r. do 31 marca 2012r.

 

Na podstawie słabych i mocnych stron funkcjonowania urzędu  zidentyfikowano główne kwestie problemowe, dla których zaplanowano działania zaradcze zdefiniowane w Programie Usprawnień Pracy Urzędu. Kwestie problemowe to przede wszystkim:

1)      Niewystarczająca skuteczność i efektywność pracy urzędu związana głownie z brakiem ukierunkowania na zarządzanie procesami, jakie SA realizowane w urzędzie, brakiem standaryzacji obsługi klientów, brakiem jednoznacznie ustalonych procedur postępowania. Wdrożenie systemu zarządzania jakością ISO  wpłynie na polepszenie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, polepszenie sytuacji w zakresie jasności procedur i zakresów obowiązków, powstanie systemowego podejścia do zarządzania procesami i zasobami ludzkimi.

2)      Niewystarczające relacje na linii klient-urząd, które wynikają głównie z braku badań poziomu satysfakcji klientów, braku możliwości  prowadzenia konsultacji społecznych , braku wspólnie wypracowanych koncepcji pozyskiwania środków na rozwój gminy.

3)      Brak wypracowanego systemu rozwoju pracowniczego opartego na badaniu luk kompetencyjnych. W dobie dynamicznie zachodzących zmian, w tym w administracji publicznej, konieczne jest bieżące uzupełnianie i doskonalenie wielu kompetencji.

4)      Niedostateczne przygotowanie kadry urzędu w zakresie kompetencji „Miękkich”

5)      Niska znajomość języków obcych na poziomie umożliwiającym podstawowa komunikację i korzystanie z treści angielskojęzycznej dokumentacji.

Realizacja projektu przyczyni się do eliminacji lub przynajmniej złagodzenia słabych stron funkcjonowania urzędu. Projekt jest skierowany do urzędu oraz jego pracowników. Pracownicy bez względu na płeć stworzone mają równościowe warunki pracy i  możliwość rozwoju.

 

CEL PROJEKTU

Celem ogólnym projektu jest podniesienie do 2012 r. jakości zarządzania i obsługi klientów w Urzędzie Gminy Gostycyn. Cel ten będzie realizowany przez 4 cele szczegółowe:

  • Podniesienie jakości zarządzania i sprawności funkcjonowania urzędu przez wdrożenie do 2012r. Systemu zarządzania jakością ISO 9001:2008 oraz przeszkolenie kadry kierowniczej i wszystkich pracowników urzędu w zakresie ISO.
  • Podniesienie do 2012r. kompetencji urzędników oraz umiejętności językowych przez przeprowadzenie cyklu szkoleń.
  • Większe otwarcie urzędu do 2012r. na lokalna społeczność przez podjęcie cyklu działąń umożliwiających systematyczne badanie satysfakcji klientów oraz wdrożenie procedury konsultacji społecznych.
  • Wypracowanie do 2012r. właściwego systemu rozwoju pracowników  urzędu gminy przez działania ukierunkowane  na opracowanie kart opisu  stanowisk oraz diagnozę  potrzeb szkoleniowych

Tak określane cele wpisują się w każdy z trzech filarów Dobrego rządzenia. Działania wpisują się w realizację Strategii Lizbońskiej. Cele projektu są zgodne zarówno z celem głównym PO KL, jak i piątym celem ogólnym (zwiększenie potencjału administracji publicznej w zakresie opracowywania prawa i polityk, świadczenia usług wysokiej jakości oraz wzmocnienie mechanizmów partnerstwa), w tym w tym pierwszym (poprawa zdolności regulacyjnych administracji publicznej) i trzecim (modernizacja procesów zarządzania w administracji publicznej i wymiarze sprawiedliwości) celem szczegółowym. Dzięki realizacji celów projektu możliwe będzie podniesienie efektywności i skuteczności funkcjonowania urzędu gminy oraz dostosowanie się w tym obszarze do wymogów i standardów unijnych.

 

GRUPY DOCELOWE

W ramach projektu wyróżnić można dwie grupy  docelowe:

 

  • Urząd Gminy Gostycyn
  • Pracownicy Urzędu Gminy Gostycyn

W urzędzie zatrudnionych jest 17 osób. Wsparcie dla pracowników urzędu obejmuje:

  • Szkolenia z zakresu ISO
  • Szkolenia ukierunkowane na rozwój kompetencji „miękkich”
  • Szkolenia językowe w formule blended-learning

Wsparcie dla urzędu obejmować będzie wdrożenie i certyfikację systemu zarządzania jakością ISO 9001:2008 oraz działania ukierunkowane na rozszerzenie współpracy ze społecznością lokalną.

 

DZIAŁANIA PODEJMOWANE W PROJEKCIE

Aktywność w projekcie podzielona została na 6 zadań /realizujących każdy z 3 filarów dobrego rządzenia/:

1. Normy  ISO w administracji publicznej – wdrożenie w Gminie systemu zarządzania jakościa ISO 9001:2008.

2. Zarządzanie potencjałem kadrowym w urzędzie – szkolenia podnoszące kompetencje interpersonalne urzędników.

 

            Założono szkolenia w takich obszarach jak:

  • Komunikacja interpersonalna – 16 h.
  • Asertywność w pracy urzędnika – 8 h.
  • Savoir-Vivre w pracy urzędnika – 16 h.
  • Skuteczny Lider – 24 h.
  • Praca zespołowa – 24 h.
  • Autoprezentacja w pracy urzędnika – 16 h.
  • Zarządzanie czasem – 16 h.
  • Rozwiązywanie konfliktów – 16h.
  • Ocenianie pracowników -  8 h.
  • Motywowanie pracowników – 8 h.

 

3. Przyjazny Urząd – zadanie ukierunkowane na zwiększenie satysfakcji klientów z poziomu jakości usług świadczonych przez urząd.

4. Opracowanie ścieżki rozwoju pracowników Urzędu – kompleksowe zadanie mające na celu zaprojektowanie długoterminowych działań ukierunkowanych  na systematyczny proces podnoszenia kwalifikacji i kompetencji zawodowych urzędników.

5. Język angielski jako standard Unii Europejskiej – nauka języka angielskiego w trybie blended learning przez 6 miesięcy. Szkolenia w trybie asynchronicznym  będą się odbywały za pośrednictwem platformy e-learningowej, szkolenia w trybie synchronicznym będą  się odbywały przez komunikator  internetowy Skype.

6. Zarządzanie, promocja i ewaluacja – zapewnienie prawidłowej  realizacji projektu zgodnie z etapami merytorycznymi w harmonogramie projektu.